為了達到效率化的工作,
參考別人的作法也是方式之一,
看書當然是最容易取得的資訊,
總覺得只要看到一個可以運用的技巧或者觀念,
就值得那本書的小小成本了…
「模式化工作術」的作者是日本某顧問公司的董事長信太明,
讀者們所從事的行業可能和他不盡相同,
但是每一種工作裡的確都存在著比例不一的重複性,
即便像我從事業務工作, 遇到的客戶屬性就算很不一樣,
其實60%左右以上的對談內容可是類似的,
如果能以文字紀錄(重複發生的事情)流程以及對應的處理方法,
那麼除了提昇個人的處理效率,
甚至可以放心的把它交給其他人照表操課,
透過模式化, 人的能力絶對有可能被複製和放大…
建立模式用說得用想的好像很簡單,
唯一的缺點當然是要投入時間,
畢竟想要效率工作的原因就是事情太多才要改變,
額外撥出時間來建立流程實在是令人感到掙扎呀,
但就像作者說的,
這種投入也是一種對時間的投資,
這句話的確有道理,
重複同樣的作法只會得到同樣的結者,
不願意花時間又怎能期望得到時間的回饋呢…
建立流程整理流程…
這件事被我納入2012年的重要事項之一了…
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模式化就是將工作的步驟加以分析和整理,
製作成任何人都可以隨時用高效率完成工作的步驟說明, 檢查表或工作指南,
藉此提升那些需要反覆進行工作的效率
只要有範本, 就不必每次都從零開始,
比如, 例行發送內容(部分)重複的電子郵件…
第一次拜訪客戶應該詢問的問題…
大部分客戶可能會詢問的問題清單…
模式化雖然一開始會花費一些時間,
但之後絶對可以大幅節省時間
善用電子郵件的簽名檔,
沒有人規定簽名檔只能放名字或電話等內容,
所以若有文字不會太長的定型化文字, 就可以一起列入簽名檔
無論基於什麼目的, 最重要的是必須有目的,
有目的才能改變現狀, 反過來說, 如果沒有具體的目的,
就會在內心的某個角落認為維持現狀也不錯
事先準備破冰話題, 可以避免陷入不知該怎麼開啓談話的尷尬
時間的運用也可以模式化來提高效率(…功課表..)
準備「我的金玉良言集」來激勵自已
要有可以回想起自己原點的畫面(…莫忘初衷…)
提不起勁的時候, 不妨乾脆承認,
但這並不代表可以放下工作去玩,
可以選擇其他不太會影響工作動力的作業,
比如處理待辦事項等…
自我了解…
1. 釐清自己的核心競爭力
2. 找出可以捨棄的工作
3. 找出可以請人代勞的工作
4. 列出優先順序
5. 找出可以效率化的工作
與人見面時, 帶著春天般温暖的心
投入工作時, 帶著夏天般熱情的心
思考事情時, 帶著秋天般清澈的心
自我警惕時, 帶著冬天般嚴格的心
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