dreamer的生活筆記

　　業務員必須為自己設定目標，並將完成目標的流程列出來，按部就班執行，這樣才知道如何安排時間。因此，若沒有目標管理，就沒有時間管理可言。

 

　　業務員應依據年度目標及季目標，訂出年度及當季的工作計畫表，然後照著計畫進度走。例如，先確定今年總業績目標，算出要成交多少筆才能達到目標，據此估算出每月需要拜訪多少客戶，進而規劃每週、每天的工作行程。



現在很忙 表示2個月前沒做規劃



　　時間管理是在做「未來管理」，如果覺得每天都很忙，那就表示2個月前你沒有做好規劃，「既然一定會發生的事情，為何不在事先就準備好？」



　　忙是一定的，但有些工作事先就可以一項項做好，像是客戶背景蒐集、備妥產品資料、草擬合作方案等，不要等到出門拜訪客戶前才急就章。



　　很多人雖然會做每季或每月的工作規劃，卻無法落實到每週或每日的工作進度。這時不妨用「壓縮進度」的方式，給自己壓力，例如規定自己在每月15日完成當月目標的60％，這樣下半月就不會一邊要趕業績，一邊又要處理層出不窮的突發事件。

 

　　另外，可將每週四訂為「進度追蹤日」，檢查本週預定完成的工作是否有耽誤，這樣至少週五還有機會補救。



多花時間在「重要但不緊急」的事



　　業務員的時間管理，首先要將工作做好分類，按照「重要性」與「緊急度」分成4個象限，包括「1象限」重要且緊急、「2象限」重要但不緊急、「3象限」不緊急也不重要、「4象限」緊急卻不重要。



　　調查發現，業務高手花在「2象限」的時間比重高達60～80％，處理「4象限」緊急卻不重要的事只用15％時間。反觀業績平庸的業務員，花在處理「2象限」的時間不到20％，每天當救火隊處理「4象限」的時間卻高達50～60％。



　　大多數「1象限」重要且緊急的事情，原本都是「2象限」重要但不緊急的事，但因為沒在第一時間處理，時間拖得太久，導致事情從「不緊急」變成「愈來愈緊急」。好不容易把「重要且緊急」的事情處理完了，原本「重要而不緊急」的事情，又積壓成「重要且緊急」的事，造成惡性循環。



　　如果占據業務員最多時間的事情都屬於「1象限」的話，代表時間管理或工作量出了問題。最好把更多時間花在處理「2象限」重要但不緊急的事情上。



　　業務工作做得愈久，客戶累積愈多，就有愈多行政與文書工作要處理，占去業務員寶貴的時間。



從客戶角度 判斷輕重緩急



　　要分清哪些事情一定得在辦公室才能做，哪些可以透過電腦或手機在外頭處理。一定要在辦公室才能處理的文書作業，就要在出門拜訪客戶前處理完，否則到了外面才發現有些事情沒做完，只好等到隔天進辦公室再做，白白耽誤一整天，不但浪費時間，也會造成客戶不滿。



　　事情的輕重緩急、應納入哪個象限，不能全然以業務員自己的角度來看，有時必須站在客戶的角度思考。



善用零碎時間處理瑣事



　　即使做再仔細的規劃，一天中還是有很多零碎時間，像是午餐、開會前後、通勤、拜訪客戶時提早到達等，林林總總加起來也很可觀，這些零碎時間很難用來處理要務，但很適合用來處理「3象限」不緊急也不重要的事情，諸如文書處理之類。



　　每天下班前半小時則為明天的工作做好排程，上班前半小時先回想一下當天的行程規劃，進辦公室後，再複習、確認一下所有的行程規劃，養成良好的習慣。



科技工具是業務員好幫手



　　「工欲善其事，必先利其器」，智慧型手機、平板電腦與小筆電，如今成為業務員的基本配備，不但可隨時收發電子郵件，即時掌握客戶需求、不錯過任何商機，也讓每天在外奔波的業務員，在任何地點都能「行動辦公」，大幅提高時間運用效率。

　　

　　即便有這麼多新穎的科技工具，頂尖業務員還是會隨身攜帶筆記本。筆記本不用開機，隨時都能記下突發的想法、記錄會議內容、甚至畫圖，如果客戶忘了帶名片，還可請客戶直接在筆記本上寫下通訊資料，「和其他資訊工具相比，傳統筆記本是最容易最快速的個人助理！」與其追趕科技流行，不如找到最適合自己工作習慣的工具。